Servicios Compartidos
Misión
Optimizar la eficiencia operativa y la calidad del servicio en la Universidad de Puerto Rico, mediante la implementación de un modelo de servicios compartidos que integre y estandarice los procesos financieros y de sistemas de información. Mejorar la transparencia, la precisión y la velocidad en la gestión financiera, así como fortalecer la infraestructura tecnológica para apoyar las operaciones académicas y administrativas, maximizando así el valor y la sostenibilidad de nuestros recursos institucionales.
Visión
Transformar a la Universidad de Puerto Rico en un centro de excelencia, reconocido por nuestra eficiencia, transparencia y capacidad para proporcionar servicios financieros y de sistemas de información de primera clase. Establecer un modelo innovador y colaborativo que impulse la toma de decisiones informadas, promueva la innovación tecnológica y mejore continuamente la experiencia, tanto para nuestra comunidad universitaria, como para nuestros estudiantes.
Preguntas Frecuentes
Los modelos de servicios compartidos en universidades son enfoques organizativos que buscan optimizar y centralizar ciertos servicios o recursos de una institución académica para mejorar la eficiencia, reducir costos y promover una mejor colaboración entre diferentes departamentos o unidades. Estos modelos permiten que las universidades ofrezcan servicios comunes a diversas facultades y áreas, en lugar de que cada una gestione sus propios servicios de forma independiente.
Estos modelos tienen como objetivo no solo reducir costos, sino también mejorar la calidad de los servicios al permitir que el personal se especialice y comparta conocimientos y recursos.
Implementar un modelo de este tipo puede generar un impacto positivo en la cultura organizacional y la satisfacción de estudiantes y empleados.
En síntesis, es una iniciativa que incorpora la digitalización de los sistemas administrativos. A su vez, minimiza significativamente los procesos burocráticos. Esto causa mejor efectividad en diversas áreas (oficinas).
La práctica de los servicios compartidos inició en el sector corporativo como estrategia de digitalización y para mejorar su estructura organizacional, incrementando la eficiencia
- Procesos empresariales esenciales simplificados y optimizados
- Ahorro de costos individuales maximizado
- Flujos de trabajo estandarizados para permitir eficiencia, estabilidad y crecimiento
- Calidad mejorada de programas y servicios
- Productividad operativa mejorada
- Recursos priorizados para actividades estratégicas u orientadas a la misión
- La reducción presupuestaria en la UPR ha provocado que se busquen alternativas para incrementar la efectividad administrativa a un costo menor.
- La Junta de Supervisión Fiscal (JSF) le encomendó a la UPR la incorporación de un sistema administrativo uniforme, digital y adaptado a los cambios fiscales establecidos.
- Se impulsa la agilidad en la eficiencia de los procesos administrativos y se provee un apoyo directo al personal no docente y de confianza para su desarrollo profesional y personal. Una universidad con un sistema administrativo ágil y personal capacitado redunda en disponibilidad de mayor tiempo y esfuerzo para enfocarse en nuestros estudiantes, mantener los altos estándares de ofrecimientos académicos y cumplimiento con las Agencias Acreditadoras. De esta forma puede enfocar e invertir mayor tiempo y esfuerzo para que se pueda enfocar en el estudiante y su crecimiento académico al igual que extracurricular. En síntesis, el cambio es para y por el estudiante.
- Fortalece el trabajo en equipo entre los empleados de las distintas oficinas institucionales.
- Mejora la eficiencia de los procesos administrativos.
- Minimiza la burocracia por la digitalización (los procesos son más directos).
Con la aplicación correcta, hay varios casos de instituciones con más de 20 años con esta metodología administrativa.
Algunos ejemplos de instituciones que practican los servicios compartidos son:
- Universidad de Saskatchewan, Canadá
- Sistema estatal de Pennsylvania
- 15 colegios comunitarios en Iowa
- 5 colegios en Nuevo México
- Otros
La UPR contrató una firma privada llamada BluHaus, dedicada a estudiar y ofrecer recomendaciones profesionales sobre la metodología aplicable a nuestro sistema.
¿Cuál es la diferencia entre la centralización (definirlo) y los servicios compartidos?
La centralización y los servicios compartidos son dos enfoques distintos para la gestión de recursos y funciones dentro de una organización. La centralización implica la consolidación de la toma de decisiones, recursos y funciones clave en una sola unidad o nivel jerárquico dentro de la organización. En este modelo, las decisiones y operaciones se controlan desde un centro o una oficina central. Los servicios compartidos implican la consolidación de funciones administrativas o de apoyo (como recursos humanos, finanzas, sistemas de información, etc.) en una unidad que atiende a varias divisiones o unidades de negocio dentro de la organización. El enfoque es en la eficiencia y el servicio al cliente interno, manteniendo la especialización y adaptabilidad en las áreas funcionales.
Ejemplos de definiciones en otras instituciones universitarias:
La centralización y los servicios compartidos son dos enfoques distintos para la gestión de recursos y funciones dentro de una organización. La centralización implica la consolidación de la toma de decisiones, recursos y funciones clave en una sola unidad o nivel jerárquico dentro de la organización. En este modelo, las decisiones y operaciones se controlan desde un centro o una oficina central. Los servicios compartidos implican la consolidación de funciones administrativas o de apoyo (como recursos humanos, finanzas, sistemas de información, etc.) en una unidad que atiende a varias divisiones o unidades de negocio dentro de la organización. El enfoque es en la eficiencia y el servicio al cliente interno, manteniendo la especialización y adaptabilidad en las áreas funcionales.
Ejemplos de definiciones en otras instituciones universitarias:
- The City University of New York
- Rutgers University
- Minnesota State Colleges and Universities
- UMBC
- EAB
Muchas universidades privadas y públicas alrededor del mundo han implementado distintos modelos de los servicios compartidos para mejorar su eficiencia desde finales de la década de los 90’
No. La disminución del personal sistémicamente se debe a retiros y falta de contratación de nuevo personal. La decadencia en matrícula, presupuesto, entre otras variables han provocado que los empleados sean reasignados a otras áreas aledañas a sus conocimientos.
Uno de los propósitos principales del plan es la maximización del uso de los recursos que se irán atemperando según las necesidades de cada institución.
Para aclaración de dudas o preguntas, se pueden comunicar mediante correo electrónico a: servicios.compartidos@upr.edu.
Mapa de Unidades con Servicios Compartidos
Universidades que han integrado modelos de servicios compartidos
Informes:
Enlaces a universidades sobre servicios compartidos:
