23 de junio de 2022
La Vicepresidencia en Asuntos Académicos e Investigación (VPAAI) de la Universidad de Puerto Rico (UPR), ha gestado una agenda de transformación institucional con la creación de espacios de colaboración y diálogo que mejoran la eficiencia de los procesos académicos, administrativos y de investigación. Este modelo de transformación se basa en el conocimiento y experiencia del personal de la UPR en posiciones clave, la comunidad universitaria, y la guía y el peritaje de la VPAAI.
Las diferentes perspectivas de la comunidad ayudan a identificar problemas compartidos y proponer mejores prácticas para desarrollar soluciones sistémicas.
La iniciativa enciende en la comunidad universitaria un mayor sentido de pertenencia por los procesos de la UPR. Las diferentes perspectivas de la comunidad ayudan a identificar problemas compartidos y proponer mejores prácticas para desarrollar soluciones sistémicas. Las estrategias principales de la agenda de transformación institucional incluyen la creación de grupos de trabajo y mesas de diálogo utilizando diversas metodologías. Este modelo innova y transforma la pertinencia de la Administración Central y de la VPAAI como ente que garantiza la continuidad y armonía del sistema UPR como una sola entidad; tal y como establece el llamado de la Ley Universitaria.
Los grupos de trabajo designados están conformados por recursos claves de las unidades y organizados por áreas funcionales. Ellos, junto al personal experto en planificación de la VPAAI, discuten y mejoran procesos y asuntos reglamentarios. Esta organización, hace de los grupos de trabajo una herramienta prometedora para forjar soluciones innovadoras a la hora de agilizar y formular procesos a nivel sistémico.
Es por lo anterior que la agenda de los grupos de trabajo se enmarca en identificar retos comunes, estudiar procesos y proponer mejoras sistémicas implementables. Además, se revisan reglamentos y certificaciones vigentes que limitan la eficiencia de los procesos. Así mismo, desde los grupos se proponen y recomiendan adiestramientos sistémicos para los empleados.
Actualmente, los grupos de trabajo creados cuentan con los siguientes proyectos prioritarios:
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- Comité Asesor de Transformación Digital – proyecto de firmas digitales, reingeniería y digitalización de procesos y transacciones por área funcional; proyecto piloto de digitalización de procesos de la Oficina de Desarrollo Físico e Infraestructura (ODFI).
- Directores de Compras – enmiendas a la reglamentación de compras y protocolos vigentes; desarrollo e implantación sistémica de una plataforma de gestión de compras.
- Decanos Administrativos – elaboración de planes que guíen la transformación administrativa en las unidades; digitalización y agilización de procesos y transacciones; infraestructura tecnológica y energética; desarrollo de una nueva cultura institucional; desarrollo de una plataforma de inventario, evaluación y visualización de la propiedad inmueble.
- Administradores de Documentos – enmienda al reglamento de administración de documentos; creación de guía de archivo uniforme de documentos digitales; establecimiento de un repositorio digital para los Archivos Centrales de la UPR utilizando las plataformas disponibles en el sistema; encaminar procesos de digitalización y archivo de documentos digitales.
- Investigación – identificación de obstáculos administrativos en la investigación: agilidad y celeridad en creación de cuentas para fondos de proyectos de investigación.
- Práctica Intramural – identificación de barreras administrativas al establecimiento de proyectos de práctica intramural; enmienda al Reglamento de Planes de Práctica Universitaria Intramural para ampliar incentivos y mecanismos de captación de fondos.
- Directores de Recursos Humanos – uniformar y digitalizar sistema de asistencia y licencias; uniformar procesos y normativas; plan de reclutamiento, desarrollo, retención y sucesión del personal no docente.
- Gerentes Académicos – conversatorios para identificar problemas y diseñar y ensayar soluciones; desarrollo de guías de procedimiento uniforme; academia de gerentes.
- Registradores – uniformar procesos; establecer mecanismos para viabilizar la movilidad estudiantil
Los grupos de trabajo se han mantenido vinculados a un conjunto de cinco encuentros académicos desde enero del 2021 y basados en mesas de diálogo deliberativo a través de las cuales miembros de la comunidad universitaria identificaron asuntos sobre gobernanza y autonomía; presupuesto y estrategias de innovación; y misión, visión y transformación universitaria que deben ser atendidos para completar una transformación institucional genuina. Contamos con el apoyo y la facilitación del Centro de Diálogo Sostenido de la UPR en Humacao.
Los problemas más complejos emergidos del diálogo se atendieron en dos encuentros adicionales a través de sesiones de strategic doing, como estrategia para formar colaboraciones, co-crear soluciones para problemas complejos, definir resultados medibles e identificar mecanismos para formular ajustes.
En esta dinámica, las temáticas relacionadas con asuntos técnicos fueron referidas a los grupos de trabajo pertinentes para su atención oportuna. Los problemas más complejos emergidos del diálogo se atendieron en dos encuentros adicionales a través de sesiones de strategic doing, como estrategia para formar colaboraciones, co-crear soluciones para problemas complejos, definir resultados medibles e identificar mecanismos para formular ajustes.
Entre los logros de este modelo de transformación institucional se encuentra la creación de espacios de reflexión y colaboración entre recursos de todas las unidades. Otros resultados del esfuerzo incluyen la realización de tres simposios de transformación académica, administrativa, e investigación e innovación, respectivamente; un censo administrativo y una nueva Política Institucional sobre Firmas Digitales, Firmas Electrónicas y Transacciones Electrónicas de la UPR.
El modelo de grupos y mesas de trabajo innovó al ofrecer transparencia, espacios de diálogo, colaboración, co-creación, conocimiento de realidades del sistema, generación de consenso y aceleración en la implantación de cambios, por lo que se propone su institucionalización para dar continuidad a la identificación de áreas de necesidad, co-crear soluciones, completar la implantación de las soluciones sistémicas en curso y para beneficio de la comunidad universitaria.
Por Criseida Navarro, PhD y Héctor Carlo, PhD
