Se destacan respuestas innovadoras a necesidades sistémicas de las unidades y recintos
22 de febrero de 2022
Con el objetivo de fortalecer la eficacia, efectividad y eficiencia, características ideales de la educación superior del siglo XXI, la Universidad de Puerto Rico -UPR-, celebró su Primer Simposio de Transformación Administrativa el 11 de febrero del 2022.
Durante el evento, liderado por la Vicepresidencia en Asuntos Académicos e Investigación, fueron presentados los proyectos emblemáticos que forman parte de la Agenda de Transformación Administrativa durante el año académico 2021-2022, por cada una de las unidades del sistema.
La cultura organizacional es un elemento clave para realizar cualquier transformación institucional, por lo que este tipo de eventos la fortalece y hacen que, poco a poco, se conviertan en parte de la vida cotidiana de la comunidad universitaria. Decanos de Asuntos Administrativos de las unidades de Aguadilla, Arecibo, Carolina, Humacao, Ponce, Río Piedras y Utuado y, la directora de Planificación Institucional, fueron parte de los/as exponentes durante el Simposio.
En el evento se destacaron varios retos que enfrenta actualmente la UPR en cuanto a procesos y acciones administrativas. Los conferenciantes reconocieron que la UPR enfrenta operaciones y procesos complejos y no uniformes. La falta de uniformidad y el sesgo histórico hacia los procesos intensivos manuales que involucran muchos pasos y muchas personas para lograr un trámite particular, afectan la calidad y la eficiencia de los servicios y ofrecimientos de la estructura universitaria.
Además, se reconoció que la pérdida inminente y progresiva de personal no docente sobrecarga a aquellos que permanecen en la institución.
Encaminar la Agenda de Transformación Administrativa en cada una de las unidades, asegura que los procesos se cumplan y se provean servicios de alta calidad y eficiencia a estudiantes, docentes y no docentes de la comunidad universitaria. Para esto, uno de los puntos clave en esta transformación es uniformar procesos sistémicos y mejorarlos para reducir el tiempo y los recursos que toman.
Asimismo, un punto de atención resaltado durante el Simposio fue la posibilidad de seguir el ejemplo de prácticas exitosas que ya se han implantado en algunas unidades o recintos. Por ejemplo, la digitalización de la gestión de requisiciones del Recinto de Mayagüez, que ahora busca ampliar o extender a los demás recintos y Administración Central. Además, se enfatizó en la necesidad de rediseñar, digitalizar y automatizar procesos y que estos sean viabilizados mediante la creación de una normativa institucional participativa y pertinente.
Entre los proyectos presentados durante el Simposio, se encuentra la nueva política de firmas digitales y transacciones electrónicas, la cual ha agilizado esfuerzos para la prestación de servicios estudiantiles, gerencia de recursos humanos, compras, gestión de la propiedad y documentos. Incluso, varias unidades presentaron proyectos de digitalización de procesos, eficiencia energética, adiestramientos y avalúo. Es de resaltar que las iniciativas exhibidas por las unidades y recintos tienen una inversión muy baja o son costo-neutrales.
Dado que las necesidades descritas desde las unidades y recintos son comunes entre ellas, desde la Vicepresidencia en Asuntos Académicos e Investigación se facilitan soluciones sistémicas y se ofrece apoyo técnico para el análisis, rediseño y digitalización de procesos, implantación de prácticas, aplicación de tecnologías y modificaciones al marco normativo vigente, entre otras.
Este es el primero de una serie de simposios de Transformación Institucional que permitirán continuar con la implantación de una agenda transformadora. Es por esto que la Vicepresidencia en Asuntos Académicos e Investigación, invita a todas las unidades y recintos a que se sumen a este esfuerzo de transformación y ofrece las guías para facilitar el proceso y para avaluar sus resultados.
Por Criseida Díaz Navarro, PhD
Directora de Planificación Institucional
Vicepresidencia en Asuntos Académicos e Investigación
Universidad de Puerto Rico
